Reglement

Huishoudelijk Reglement Atletiek- en Har(t)loopclub Engelen 2013
Vastgesteld op de Algemene Ledenvergadering van 19 maart 2013

1. Algemeen
Artikel 1.1 Begrippen
In dit huishoudelijk reglement worden onder andere de volgende begrippen en definities gehanteerd:

Bestuur: het bestuur is belast met de dagelijkse leiding van de vereniging. Leden van het bestuur worden gekozen en aangesteld door de Algemene Ledenvergadering;
Algemene ledenvergadering: is een plenaire vergadering van de vereniging en wordt minimaal eens per jaar gehouden. Alle leden van de vereniging zijn welkom en hebben stemrecht, indien en voor zover dit stemrecht niet wordt beperkt door de statuten van de vereniging.
Koninklijke Nederlandse Atletiekunie (KNAU): Overkoepelende atletiekbond van Nederland waarbij de vereniging en haar leden zijn aangesloten
Lid: alleen een natuurlijk persoon kan lid zijn of een aanvraag indienen om lid te worden van de vereniging;
Lidmaatschap: komt tot stand doordat een natuurlijk persoon zich aanmeldt en het bestuur deze natuurlijk persoon toelaat als lid tot de vereniging;
Vereniging: de vereniging draagt de naam Atletiek en Har(t)loopclub Engelen, gevestigd te Engelen opgericht op 5 april 1994. De verkorte naam van de vereniging is “AHLC Engelen”.

Artikel 1.2 Doelstelling
AHLC Engelen stelt zich tot doel:

het beoefenen van de hardloopsport in welke verschijningsvorm dan ook;
het bevorderen van een hechte sportieve band tussen de leden;
het organiseren van activiteiten, eventueel door inbreng van de leden.

2. Bestuur van de vereniging
Artikel 2.1 Het bestuur

Het bestuur bestaat minimaal uit drie leden en maximaal uit 7 leden. Het is wenselijk het bestuur te laten bestaan uit een oneven aantal leden zodat besluiten bij meerderheid tot stand kunnen komen.
Het bestuur kent in elk geval de volgende functies:
- de voorzitter: heeft de algehele leiding van de vereniging, leidt de bestuursvergaderingen en de Algemene Ledenvergadering en vertegenwoordigt de vereniging naar buiten toe.
- de secretaris: is belast met het voeren van correspondentie in de meest algemene zin en met het bijhouden van de ledenadministratie, maakt het verslag van de bestuurs- en algemene ledenvergaderingen en draagt er zorg voor dat deze notulen op de eerstvolgende vergadering ter goedkeuring worden aangeboden.
- de penningmeester: beheert en verantwoordt de liquide middelen van de club en voert hierover de boekhouding, maakt een financieel jaarverslag en legt dit ter goedkeuring voor aan de Algemene Ledenvergadering.
lid algemene zaken: verleent assistentie daar waar dit in overleg met het bestuur nodig of gewenst is.
- Het bestuur dient minimaal te bestaan uit een voorzitter, een secretaris en een penningmeester. De functie- en taakverdeling wordt onderling door het bestuur bepaald.
- Het bestuur kan zich bij de uitvoering van haar taken laten bijstaan door personen en / of een adviescommissie. Deze worden door het bestuur benoemd of aangesteld. Zij verrichten hun taken onder verantwoordelijkheid van het bestuur. Deze personen en/of adviescommissie hebben geen stemrecht in het bestuur.
- Bij tijdelijk en / of langdurige afwezigheid van een van de bestuursleden wordt door het bestuur, op eigen initiatief, in adequate vervanging voorzien.

Artikel 2.2 Kandidaatstelling bestuur

Alleen Leden die voldoen aan het gestelde in artikel 3.1 kunnen zich door opgave bij het bestuur kandidaat stellen voor het bestuur.
Kandidaten die zitting willen nemen in het bestuur dienen dit uiterlijk voorafgaand aan de Algemene Ledenvergadering te melden aan het bestuur.
Kandidaatstelling voor een functie in het bestuur gebeurt op voordracht van het bestuur.

Artikel 2.3 Verkiezing / einde deelname bestuur

De verkiezing van bestuursleden kan alleen maar plaatsvinden tijdens de Algemene Ledenvergadering.
De leden van het bestuur treden af drie jaar na hun verkiezing of volgens een door het bestuur opgemaakt rooster.
Aftredende bestuursleden zijn meteen herkiesbaar, als zij dit wensen.
Een bestuurslid verliest zijn / haar functie wanneer het lidmaatschap ophoudt en / of wanneer het bestuurslid op eigen verzoek uit de functie wordt ontheven. In het laatste geval blijft het bestuurslid in ieder geval aan tot aan de eerstvolgende Algemene Ledenvergadering.

Artikel 2.4 Bijzondere bevoegdheid bestuur
Het bestuur heeft de bevoegdheid natuurlijke personen tot erelid te benoemen. Dat gebeurt door een unaniem besluit van het bestuur. De benoeming tot erelid wordt aan alle leden medegedeeld.

3. Leden
Artikel 3.1 Lidmaatschap

Voordat een aspirant-lid besluit lid te worden van de vereniging heeft hij / zij het recht om twee weken op proef en zonder kosten mee te trainen;
Personen die lid wensen te worden van de vereniging dienen daartoe een schriftelijke aanvraag in bij het bestuur. Hiervoor zijn aanmeldingsformulieren en een uittreksel uit de statuten en reglementen van “AHLC Engelen” verkrijgbaar bij de secretaris van de vereniging.
De schriftelijke en ondertekende aanvraag dient in ieder geval te vermelden: naam, voornamen, adres, woonplaats, geboortedatum en -jaar van de aanvrager / aanvraagster.
Om lid te worden van de vereniging dient het lid de minimale leeftijd van 16 jaar te hebben bereikt.
Een aanvraag van een minderjarige kan alleen rechtsgeldig worden ingediend indien het aanvraagformulier mede is ondertekend door diegene die de ouderlijke macht of voogdij uitoefent.
De toelating van het lid wordt door de secretaris schriftelijk aan hem / haar bevestigd. Vanaf dat moment treedt het lidmaatschap van de vereniging in werking.
Gedurende het lidmaatschap bij de vereniging is het lid, in overeenstemming met de statuten van de vereniging, gehouden de statuten en reglementen van de vereniging na te leven.
Een lid van AHLC Engelen is tevens automatisch lid van de Koninklijke Nederlandse Atletiek Unie.
Adreswijzigingen dienen altijd schriftelijk aan de secretaris te worden gemeld.
Indien het lid een maand of langer door blessures of anderszins niet in de gelegenheid is om de trainingen te volgen stelt hij de trainer hiervan in kennis.
Het lidmaatschap kan eindigen op een van de wijzen zoals in de statuten opgenomen. Voor opzegging op eigen verzoek geldt dat het lid dit schriftelijk en minimaal vier (4) weken voor aanvang van de nieuwe periode als genoemd in artikel 5.3b dient kenbaar te maken bij de secretaris. Indien de opzegging de secretaris te laat heeft bereikt, dan blijft het lid de contributie verschuldigd voor de komende periode. De opzegging zal dan pas plaatsvinden per eerst volgende mogelijke vervaldatum.

Artikel 3.2 Algemene verplichtingen leden

De leden dienen elkaar sportief te bejegenen en in woord en gedrag voortdurend hun bijdrage te leveren aan de goede sfeer in en de goede naam van de vereniging.
Van actieve leden wordt verwacht dat zij aan wedstrijden die door de vereniging worden georganiseerd deelnemen en voor zover dit past bij zijn / haar specialiteit en fysieke gesteldheid.
Met inachtneming van de in de statuten bepaalde dient de contributie tijdig betaald te worden. Zie hiervoor ook artikel 5.3 van dit Huishoudelijk reglement.
Leden dienen zorgvuldig en correct om te gaan met eigendommen van de vereniging.
Schade door een lid aan de vereniging of aan haar eigendommen toegebracht dient aan het bestuur gemeld te worden en kan door het bestuur geheel of gedeeltelijk op dat lid worden verhaald.

4. Algemene Ledenvergadering
Artikel 4.1 Jaarlijkse en Buitengewone Algemene Ledenvergaderingen
Onder Algemene Ledenvergadering wordt verstaan:

de jaarlijkse Algemene Ledenvergadering van AHLC Engelen;
een Buitengewone Algemene Ledenvergadering van AHLC Engelen welke plaatsvindt:
wanneer het bestuur dit nodig acht;
wanneer over een voorstel tot wijziging van dit reglement moet worden gestemd;
op een met redenen omkleed verzoek van ten minste 10% van de stemgerechtigde leden.
Het bestuur is verplicht binnen vier weken gevolg te geven aan het verzoek tot het houden van een Buitengewone Algemene Ledenvergadering.
Het bestuur is verplicht minmaal twee weken voor een te houden Algemene- dan wel Buitengewone Algemene Ledenvergadering de agenda schriftelijk bekend te maken.

Artikel 4.2 Verantwoording over beleid

Het bestuur is te allen tijde over het gevoerde en te voeren beleid verantwoording verschuldigd aan de leden.
De openbaarmaking en bespreking van dit beleid gebeurt in en tijdens de door het bestuur uit te schrijven Algemene Ledenvergadering.

Artikel 4.3 Toegang en stemrecht

Toegang tot de Algemene Ledenvergadering hebben alleen leden van AHLC Engelen zoals bepaald in artikel 3.1, lid b tot en met f.
Stemrecht kan alleen worden uitgeoefend door leden die aanwezig zijn. Elk lid kan slechts één stem uitbrengen.
Een voorstel wordt door de vergadering als aangenomen beschouwd wanneer de helft plus één van de in de vergadering uitgebrachte stemmen het voorstel ondersteunt. Bij een gelijk aantal uitgebrachte stemmen voor en tegen wordt het voorstel geacht te zijn verworpen.
Het bestuur kan voorstellen tijdens de Algemene Ledenvergadering bij de Leden onder de aandacht brengen en vragen hierover een beslissing te nemen.
Indien één der leden dit wenst of het bestuur dit bepaalt geschieden stemmingen over personen schriftelijk. In alle overige gevallen geschiedt de stemming mondeling of bij handopsteken.
Verder kan toegang tot de Algemene Ledenvergadering worden verleend aan een externe deskundige om zijn expertise over een bepaalde zaak voor te leggen aan de leden. Een externe deskundige wordt door het bestuur uitgenodigd.

5. Financiën
Artikel 5.1 Geldmiddelen
De geldmiddelen van de club bestaan uit:

de contributie zoals betaald door de leden;
geld uit sponsoring;
zogenaamde deelnamegelden bij deelname aan door de club georganiseerde evenementen;
toevallige baten, giften, en donaties.

Artikel 5.2 Rekening en verantwoording

Het financieel boekjaar van de vereniging loopt gelijk met het reguliere kalanderjaar.
De boeken van de vereniging worden gecontroleerd door een kascommissie die ten minste uit twee leden bestaat. De kascommissie brengt hiervan verslag uit aan de Algemene Ledenvergadering.
Het bestuur brengt een jaarverslag uit en legt de balans en de staat van baten en lasten voor aan de Algemene Ledenvergadering. Na goedkeuring hiervan door de Algemene Ledenvergadering wordt aan het bestuur decharge verleent voor alle handelingen voor zover die uit de jaarstukken blijken.
Wanneer de penningmeester aftreedt voor het verstrijken van de termijn voor welke hij gekozen is, verleent het bestuur de aftredende penningmeester geen decharge alvorens de boeken van de penningmeester zijn gecontroleerd door een kascommissie en daarvan schriftelijk verslag is uitgebracht.

Artikel 5.3 Contributie/inschrijfgeld

De contributie wordt jaarlijks in overleg met de leden vastgesteld tijdens de Algemene Ledenvergadering.
De vereniging kent twee contributieperioden: deze perioden lopen van april tot en met september en van oktober tot en met maart.
De contributie dient bij vooruitbetaling te worden voldaan, in elk geval voor aanvang van de nieuwe contributieperiode.
Op het moment dat een nieuw lid wordt ingeschreven bij de vereniging is dit nieuw lid naast de contributie ook inschrijfgeld verschuldigd.
Bij niet tijdige betaling van de contributie zal het betreffende lid eenmalig een aanmaning ontvangen. Indien na deze aanmaning het lid in gebreke blijft, zal het lid schriftelijk op de hoogte worden gesteld dat hij / zij niet langer als lid van de AHLC Engelen wordt aangemerkt en wordt uitgeschreven uit de ledenadministratie van AHLC Engelen alsmede die van de KNAU.
Het bestuur is bevoegd leden vrij te stellen van het betalen van contributie.

6. De Trainers
Artikel 6.1 taken
De taken van de trainers zijn als volgt samengevat:

op een juiste en verantwoorde wijze uitvoering geven aan de trainingsprogramma’s van de vereniging;
zoveel als mogelijk persoonlijk begeleiding geven aan de clubleden tijdens de trainingsavonden;
relevante informatie geven over de sportbeoefening aan de leden;
het houden van ten minste twee trainersoverleggen per jaar.

Artikel 6.2 contributie door de trainers
De trainers zijn vrijgesteld van contributie. Hun lidmaatschap van de KNAU komt eveneens voor rekening van de vereniging.

7. Wijzigen reglement en onvoorziene omstandigheden
Artikel 7.1 Wijzigingen

Wijzigingen van dit Huishoudelijke reglement kunnen, behoudens wijzigingen van ter zake geldende KNAU voorschriften, slechts plaatsvinden:
op voorstel van het bestuur;
op een schriftelijk met redenen omkleed verzoek van één der stemgerechtigde leden.

In beide gevallen dient er gehandeld te worden als in artikel 4 van dit Huishoudelijk reglement beschreven.

Een wijziging van het Huishoudelijk reglement treedt in werking direct na goedkeuring door de Algemene Ledenvergadering tenzij een latere datum voor inwerkingtreding is bepaald.
Een wijziging zal nimmer met terugwerkende kracht kunnen worden ingevoerd.

Artikel 7.2 Onvoorziene omstandigheden
In alle gevallen waarin dit reglement niet voorziet, handelt het bestuur naar bevinding van zaken

Laatste berichten

Formulieren

Contact